1on1で話題が出ないとき、上司ができる3つの工夫

定例の1on1で「今日は特にありません」と言われ、上司の連絡事項だけで終わってしまう。そんなときは、普段から話題を一行残し、当日は本人が一つ選び、次回は前回のメモから振り返る。この三つから始めてみましょう。ここでは、上司と部下が一対一で仕事や成長について話す定例の場を1on1として、少人数の職場でも試せる三つの工夫を提案します。

1．話題は当日ひねり出さず、普段から一行残す

前回から今回までの仕事を、その場ですべて思い出す必要はありません。本人と上司が使えるメモに、「試してみたこと」「判断に迷ったこと」「次に経験したいこと」の欄を作り、気づいたときに一行だけ残してみましょう。たとえば「見積もりの説明順を変えた」「引き継ぎの範囲に迷った」といった短い記録です。

GitLabの公開ハンドブックでは、一定の議題形式を使い、双方が項目を追加する運用が示されています。また、話題が生じた時点で書き足し、会議前に議題を用意する工夫も紹介されています。これは同社の実践であり、すべての職場で同じ効果を保証するものではありません。

2．候補から、本人が扱いたい一つを選ぶ

メモがたまっても、全部を消化する必要はありません。冒頭で「今日はどれを一緒に整理したいですか」と選んでもらいます。話題ごとに「状況を共有したい」「選択肢を考えたい」「上司の判断が必要」のどれに近いかを確かめると、その時間に何をするかを決められます。

たとえば「引き継ぎの範囲」なら、担当の境界を決めたいのか、説明の仕方を相談したいのかで話の進め方は変わります。これは会話を整理するための例で、部下に回答の型を押しつけるものではありません。上司からの連絡が多い日は、通常の報告で済む事項を分け、本人の議題に使う時間を先に確保してみてください。

3．次回は、前回のメモから始める

終了前に「整理できたこと」と「次に確かめたいこと」を短く残します。行動を決めた場合は、本人だけでなく上司が引き受けることも記録しましょう。次回は、その結果や途中で分かったことから振り返ります。宿題を毎回増やすのではなく、まだ試せていなければ、何が進めにくかったかを扱う材料にします。

メモは立派な議事録にせず、当事者が次の会話を思い出すためのものに。保存先と閲覧できる人も確認しておきましょう。まずは次の1on1まで、互いに一行ずつ話題を持ち寄るところから始めてみませんか。

管理職が一人で会話を盛り上げようと、背負い込む必要はありません。ケイネクシアは、管理職を支え、話しやすい職場を増やしたいと考えています。関わり方を見直したい方は、管理職研修・EAPの案内もご覧ください。自社での始め方に迷ったら、相談窓口で一緒に整理しましょう。