急ぎの仕事が重なるとき、職場のストレスをどう減らす？

急ぎの仕事が重なるときは、依頼の期限と理由をそろえ、優先順位を調整する人を決め、変更後の負担まで確かめることから始めましょう。「全部急ぎだから」と、現場の一人ひとりに判断を背負わせないための工夫です。人手の限られた職場でも、まず一つの依頼の受け方から見直せます。

厚生労働省「こころの耳」の職場改善のためのヒント集は、従業員が参加し、職場に合う改善のアイデアを見つけるための資料です。以下は、その考え方を踏まえた、日々の業務調整のための提案です。

1．「急ぎ」を、期限と理由に置き換える

依頼を受けたら、「いつまでに」「何のために」「どこまで必要か」を確認します。「なるべく早く」ではなく、「明日の打ち合わせに使うので、今日中に概算が必要」と分かれば、完成版を急ぐのか、まず判断材料をそろえるのかを話し合えます。

メモには、依頼元、期限、目的、必要な仕上がり、見込む作業時間を短く残してみてください。作業時間は見積もりとして扱い、変わったら更新します。記録を増やすこと自体を目的にせず、口頭の依頼も同じ場所で確認できる形を目指しましょう。

2．優先順位を決める調整役を明確にする

複数の上司や部署から依頼が来る場合、受けた人だけでは順番を決めにくいことがあります。競合したときに相談する管理職と、不在時の代わりの人を決めておきましょう。

調整役は、既に抱えている仕事も並べ、期限の変更、仕上がりの範囲、分担を依頼元と相談します。たとえば「この仕事を先に進めるため、別の資料は翌日に変更できるか」と、後ろに回す仕事まで確認するのがポイントです。決まった順番と変更点を関係者に伝え、担当者が依頼元ごとに説明し直す負担も見直します。

3．仕事を移した後の負担も振り返る

分担を変えたら、引き受けた人の作業時間や、教える人の手間、ほかの仕事への影響を確かめます。厚生労働省「こころの耳」の職場改善活動の留意点でも、改善が一部の人には不利益となる場合があり、利益と不利益の両方に目を向けることが示されています。

まず一週間など期間を決め、担当者と「依頼を整理できたか」「負担が別の人に偏っていないか」を振り返ってみましょう。合わなければ、窓口や分担を調整します。小さく試し、現場の声で直していく進め方です。

忙しいときこそ、頑張る人が一人で抱え込まない職場にしたい。ケイネクシアは、管理職を支え、話しやすい職場づくりを大切にしています。まずは明日の依頼から、期限と理由を確かめてみませんか。関わり方や相談体制を見直したい方は、EAP・管理職研修の案内をご覧ください。